Như bao ngành nghề khác, tổ chức sự kiện là một ngành đặc thù và có những cách thức vận hành riêng. Trước khi muốn tổ chức một sự kiện, giống như bao ngành nghề khác, bạn vẫn cần phải xây dựng một kế hoạch, một quy trình tổ chức sự kiện. Là đơn vị hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Channel Events (Sự kiện Đà Nẵng) vui mừng được hỗ trợ các bạn trong việc lập kế hoạch để tổ chức sự kiện của chính bạn. Nếu bạn đang muốn tổ chức một sự kiện và chưa biết bắt đầu từ đâu thì đây là bài viết dành cho bạn.

Để lập một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta cần trải qua 9 bước cơ bản sau:

Trước khi quyết định làm một sự kiện nào đó, bạn sẽ phải trả lời câu hỏi: Tại sao tôi phải tổ chức sự kiện này? – Sự kiện nhằm ra mắt sản phẩm mới, hay giới thiệu một thông tin mới cho doanh nghiệp của bạn…..
 

Khi trả lời được câu hỏi Why và xác định là nhất định sự kiện này sẽ phải diễn ra rồi, bạn cần xác lập mục tiêu cho sự kiện đó. Mục tiêu phải luôn đảm bảo yếu tố Specific – cụ thể. Mục tiêu càng cụ thể, bạn càng dễ chuẩn bị và dễ dàng đưa ra các phương án phù hợp. Ví dụ: sự kiện sẽ thu hút bao nhiêu khách mời? Bao nhiêu phóng viên sẽ có mặt tại sự kiện? sau sự kiện sẽ có bao nhiêu tin bài được đưa, trên bao nhiêu tờ báo, là những báo nào?...

Đây là một trong những bước vô cùng quan trọng, là cơ sở dữ liệu để xây dựng nên một kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết. Đối tượng của tổ chức sự kiện bao gồm nhiều nhóm khác nhau: Nhóm đối tượng tham gia và nhóm đối tượng tham dự. Bạn cần xác định rõ đối tượng nào sẽ có trong danh sách mời tham gia, các đối tượng nào sẽ đến tham dự sự kiện của bạn, đặc thù đối tượng này ra sao?... Một chuyên gia trong xác định đối tượng sự kiện luôn là người có hiểu biết sâu rộng về nhân loại học, xã hội học, tâm lý học và các bộ môn nghiên cứu đặc điểm hành vi con người…

Bất cứ một chiến dịch truyền thông nào, việc chuyển tải thông điệp luôn là điều quan trọng. Sự kiện là công cụ đắc lực của truyền thông, việc chuyển tải thông điệp trong sự kiện là điểm nhấn đặc biệt nhất cho kế hoạch truyền thông của bạn. Điều này giúp bạn có thể đem hình ảnh, nội dung, thông điệp của thương hiệu tiếp cận quần chúng một cách gần gũi và sâu sắc hơn.

Sau khi đã có mục tiêu rõ ràng, cơ sở dữ liệu là các đối tượng có đặc điểm cụ thể và thông điệp bạn muốn truyền tải đến các đối tượng đó thì việc không kém phần quan trọng là xác định thời gian, địa điểm sao cho phù hợp với thị hiếu của nhóm đối tượng đó, đảm bảo họ sẽ tham dự được và thích thú khi tham dự. Ví như khách hàng của bạn là các doanh nhân thành đạt, bạn không thể mời họ đến sự kiện được tổ chức ở một nơi bình dân và thiếu thốn dịch vụ thiết yếu, đúng không?
 

Bất cứ điều gì muốn thành công cũng cần hiện thực hoá và cụ thể hoá. Muốn sự kiện của bạn có thể phục vụ tốt nhất cho mục tiêu của bạn, làm hài lòng nhóm đối tượng tham dự và truyền tải thông điệp hoàn hảo… cách duy nhất để làm là hiện thực hoá những điều đó thành một chương trình cụ thể nhất, có kịch bản chi tiết và các bộ phận sẽ tham gia vào.

Bạn không muốn rằng sự kiện của bạn diễn ra trong âm thầm lặng lẽ chứ? Bạn không muốn rằng đến ngày sự kiện diễn ra, khách đến tham dự thậm chí còn không rõ bạn là ai, bạn đang làm gì đúng chứ? Vậy thì phải truyền thông cho sự kiện thật tốt để sự kiện của bạn có thể phủ song càng rộng càng tốt, càng nhiều người biết càng tốt. Thật may là ngày nay, chúng ta có facebook, email marketing, forum seeding, website…. Vô vàn công cụ marketing  có thể hỗ trợ bạn rất tốt trong vấn đề này, và chẳng có gì khó để làm cho sự kiện của bạn được cả nước biết đến, thậm chí là ra toàn thế giới, quan trọng là bạn sẽ làm nó như thế nào mà thôi.

Ngân sách luôn là điều quan trọng. Kế hoạch sự kiện hay đến đâu mà không sát với ngân sách thực tế thì bạn sẽ làm thế nào đây? Và làm sao để sự kiện của bạn thu về hiệu quả xứng đáng với lượng ngân sách bỏ ra? Hay suy nghĩ thật kỹ nhé.
 

Quản lý, phân  bổ quỹ thời gian của bạn là điều cần thiết hàng đầu, giám sát tiến độ thực hiện sẽ giúp bạn tránh được rủi ro và nguy cơ không chuẩn bị kịp hạng mục cho sự kiện. Chia nhỏ quỹ thời gian và tiến độ, quản lý theo mục tiêu luôn là cách làm khôn ngoan.

 

Sau tất cả, sự kiện của bạn có đem lại hiệu quả như mong đợi? điều gì bạn đã làm tốt và điều gì chưa tốt? Đánh giá và đo lường không chỉ giúp bạn rút kinh nghiệm mà còn là công cụ định hướng rất tốt cho những sự kiện tương lai.

Hi vọng với 9 bước này, các bạn sẽ có thể tự tin bắt đầu sự kiện của mình. Chúc các bạn thành công! Theo dõi và ủng hộ Channel Events (Công ty tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng) để tìm hiểu nhiều điều bổ ích hơn nhé!

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:

CÔNG TY TNHH TM & DV KÊNH SỰ KIỆN
Địa chỉ: VP1: 465 Cách Mạng Tháng 8, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng
               VP2: 37/16 Hải Hồ, Q. Hải Châu, TP.Đà Nẵng
Điện thoại: 0902.30.66.34 - 0905.051.655 (Mr. Thương)
Email: tranvanthuong.cl@gmail.com